Zelt? Klar. WC? Natürlich. Aber da ist mehr. Unsere Profi-Checkliste für Events, die nicht ins Wanken geraten.
Checkliste für ein Events mit über 1.000 Gästen
Die klassische Kurzliste lautet meist: Zelt? Ja. WC? Natürlich. Technik? Irgendwie schon. Das Problem: Sobald Sie mehr als 1.000 Personen auf ein Gelände holen, reicht diese Stammtischlogikstik nicht mehr. Größe macht alles empfindlicher – jede Schwachstelle wirkt sich exponentieller aus. Diese Checkliste denkt ein Event dieser Größenordnung konsequent von Stabilität, Infrastruktur und Risikopunkten her.
1. Infrastruktur, die nicht einknicken darf
Strom
Nötig ist nicht ein „Anschluss“, sondern eine technisch abgesicherte Stromverteilung für Licht, Ton, Gastro, Kühlung und Nebenaggregate. Kapazität, Lastmanagement, Absicherung und Reserveleistung müssen schriftlich klar sein. Ohne geprüfte Verteilung gerät der Betrieb bei Spitzenlast sofort ins Wanken.
Wasser & Abwasser
Küchenmodule, Ausschank, Spültechnik und Sanitäranlagen benötigen gesicherte Frischwasser- und Abwasserwege. Schlauchlängen, Anschlusshöhen und Abtransport müssen logistisch passen. Fehlplanungen hier erzeugen Stillstände, die sich nicht spontan beheben lassen.
Sanitäranlagen Für 1.000+ Personen ist die Menge der Toiletten nur die Basisanforderung. Entscheidend ist die Taktung der Reinigung, die Beleuchtung, die Platzierung sowie barrierefreie Einheiten. Versagen die Sanitärstellen, kippt das Gesamtimage.
2. Sicherheit, die tragfähig bleibt
Genehmigungen
Ein Event dieser Größe berührt Ordnungsamt, Brandschutz, Lärmschutz und Hygienevorgaben. Mehrere Stellen entscheiden mit. „Alles passt schon“ ist kein tragfähiges Konzept. Ohne früh geklärte Auflagen droht Stillstand vor Veranstaltungsbeginn.
Sicherheitslogik
Fluchtwege müssen real nutzbar sein, Ordner geschult, Brandschutz dokumentiert. Ein Wetterkonzept für Starkregen, Wind und Hitze gehört dazu. Erste-Hilfe-Präsenz ist Pflicht. Sicherheitslücken treffen bei 1.000+ Personen nie nur Einzelne.
3. Logistik, die nicht stockt
Geländeorganisation
Zugänge, Transportwege, Lieferzonen, Standflächen, Sperrbereiche – alles muss vordefiniert und eingezeichnet sein. LKW-Zufahrten und Rangierflächen sind kritische Engpässe, keine Randnotiz.
Zeitplan
Aufbau in der fachlich korrekten Reihenfolge ist zentral: Strom vor Technik, Technik vor Deko, Gastro nach Infrastruktur. Pufferzeiten sind kein Luxus, sondern Risikomanagement.
Personal Ein Event dieser Größe braucht definierte Rollen, Schichtplanung und Ansprechpartner nach Bereich. „Alle helfen irgendwie“ führt zuverlässig zu Lücken.
4. Ausschank & Versorgung, die stabil laufen
Kühlkette
Die Frage lautet nicht „Haben wir Kühlschränke?“, sondern „Reicht die Kapazität für Spitzenzeiten?“. Kühlanhänger, Reserveflächen und klare Lieferketten verhindern Wartezeiten und Qualitätsprobleme.
Zapf- und Spültechnik
Nur getestete Technik funktioniert unter Last. Druckeinstellungen, Leitungslängen, Ersatzteile und Wasser-/Abwasserführung müssen vorab geprüft sein. Fehlende Spülmöglichkeiten bremsen den Ausschank innerhalb von Minuten aus.
5. Koordination, die Zusammenbruch verhindert
Zuständigkeiten
Strom, Sanitär, Sicherheit, Gastro, Logistik – jedes Gewerk benötigt eine verantwortliche Person. Die Gesamtkoordination muss über allen Bereichen stehen, um Schnittstellenfehler zu verhindern.
Kommunikation Dokumentierte Abläufe, Notfallkontaktliste, Lageplan, Verantwortlichentabelle. Ohne diese Grundlagen wird jede Störung zum strukturellen Ausfall.
Die meistvergessenen Punkte
- Mülllogistik (Volumen, Abholung, Wege)
- Wege- und Parkplatzbeleuchtung
- Beschilderung (Einlass, WC, Notausgänge)
- Schatten- und Ruhebereiche
- Versicherung, GEMA, Künstlersozialkasse (KSK)
- Lärmschutz- und Anwohnerschnittstellen
Fazit
Ein Event mit über 1.000 Gästen besteht nicht aus Zelten und Toiletten – es ist ein System aus Infrastruktur, Sicherheit, Logistik und stabiler Koordination. Wer diese Bereiche bewusst plant, verhindert Ausfälle und hält sein Event selbst unter Druck tragfähig. Genau an diesen Punkten setzt professionelle Unterstützung an: Planung, technische Absicherung und Koordination, bevor Probleme entstehen.
Die komplette Liste zum Abhaken:
Checkliste: Event ab 1.000 Gästen – Übersicht zum Abhaken
1. Infrastruktur
Strom
- Gesamtleistung berechnet (Licht, Ton, Gastro, Kühlung, Zusatztechnik)
- Absicherung geklärt (Ampere, Verteilung, FI/LS, Stromkreise)
- Lastmanagement definiert
- Reserveleistung eingeplant
- Notstrom / Backup bewertet
- Fachfirma eingebunden
Wasser & Abwasser
- Frischwasserzugang vorhanden
- Abwasserwege geplant (Höhen, Schlauchwege, Anschlüsse)
- Kapazitäten für Spülen, Küche, Reinigung geprüft
Sanitär
- WC-Kapazität nach Richtwert (1 pro 75–100, bei intensiv 1 pro 50)
- Barrierefreie Einheiten vorhanden
- Beleuchtung der Wege gesichert
- Reinigungstaktung geplant
- Verbrauchsmaterial (Seife, Papier) organisiert
2. Sicherheit & Genehmigungen
Genehmigungen
- Zuständige Ämter identifiziert
- Auflagen dokumentiert
- Flucht- & Rettungswege abgestimmt
- Lärmschutz & Sperrzeiten geklärt
Sicherheit
- Wach- / Ordnungsdienst geplant
- Brandschutzanforderungen erfüllt
- Wetterkonzept vorhanden
- Sanitätsdienst eingebunden
3. Logistik & Aufbau
Geländeplanung
- Lageplan erstellt (Zelte, Bühne, WC, Technik, Gastro)
- Lieferzonen, Fahrwege, Sperrflächen definiert
- LKW-Zugänge geprüft
Zeitplanung
- Aufbauzeitplan erstellt
- Gewerke in korrekter Reihenfolge geplant
- Pufferzeiten integriert
Personal
- Rollen & Verantwortliche pro Bereich benannt
- Schichtplanung erstellt
- Einweisung organisiert
4. Ausschank & Versorgung
Kühlkette
- Kühlkapazität berechnet
- Kühlanhänger / Kühlzellen geplant
- Lager–Theke-Transportweg definiert
Zapf- & Spültechnik
- Technik getestet (Druck, Leitungen, Reinigung)
- Spülmöglichkeit gewährleistet
- Genügend Gläser/Becher vorhanden
5. Koordination & Kommunikation
Zuständigkeiten
- Verantwortliche für Strom, Sanitär, Sicherheit, Gastro, Logistik benannt
- Gesamtkoordination festgelegt
Kommunikation
- Notfallkontaktliste erstellt
- Abläufe dokumentiert
- Lageplan verteilt
Bonus: Häufig vergessen
- Müllkonzept (Volumen, Trennung, Abholung)
- Beleuchtung für Wege & Parkflächen
- Beschilderung (Einlass, WC, Notausgänge)
- Schatten- / Ruhebereiche
- Versicherungen geprüft (Haftpflicht, Wetter, Technik)
- GEMA / KSK geklärt
Verwendung: Diese Checkliste bildet die Mindestanforderungen an ein belastbares Event ab.
Möglicherweise gibt es in Einzelfällen besondere Anforderungen, die mit einer solchen allgemeinen Checkliste nicht erfasst werden. Fragen Sie bei Unklarheiten einen Profi wie uns.