Vom Stromanschluss bis zur WC-Kapazität: Was bei Stadt- & Vereinsfesten gern vergessen wird – und wie man’s besser macht.
Stellen Sie sich vor: Es ist Samstagmittag, Ihr Stadtfest bringt etwa 3.000 Gäste auf den Marktplatz. Doch als die Sonne sinkt und die Zapfanlage auf Hochtouren läuft, fällt irgendwo der Strom aus. Oder die Schlange zur Toilette reicht bis zum Horizont. Oder der Weg zum Kühlwagen ist plötzlich versperrt, weil die Band dort ihr Equipment ausladen muss.
Die Wahrheit ist: Die meisten Veranstalter:innen – gerade bei Stadtfesten, Vereinsjubiläen oder Schützenfesten – stecken viel Energie in das Programm und die Unterhaltung. Verständlich: Wer will nicht ein tolles Line Up?
Aber oft wird unterschätzt, wie entscheidend Infrastruktur, Timing, Verantwortlichkeiten sind. Strom, WC, Ausschank, Aufbau, klare Rollen – das sind die unsichtbaren Zutaten, die ein Fest sicher, angenehm und reibungslos machen.
Wenn Sie sich hier wiedererkennen, sind Sie nicht allein und dieser Artikel ist für Sie. Wir zeigen Ihnen fünf Dinge, die häufig übersehen werden und wie Sie sie richtig planen.
Plus: Warum es sich lohnt, mit einem Partner wie 20Feet zu arbeiten, der nicht nur Equipment liefert, sondern mitdenkt.
Strom – reicht die Leistung wirklich aus?
Typische Denkfehler
Ein häufiger Satz: „Das Bürgerhaus hat Strom, das reicht doch.“ Aber was genau bedeutet das eigentlich? Handelt es sich um 230 V oder 400 V? Wie viele Ampere stehen tatsächlich zur Verfügung – und noch wichtiger: Wie verteilen sich diese auf die einzelnen Zähler und Sicherungen? Ohne genaue Kenntnis kann es hier schnell zu Überlastungen kommen.
Manche setzen auf Generatoren als vermeintlich einfache Lösung. Doch diese sind nicht nur in der Anschaffung teuer, sondern verursachen auch laufende Kosten, sind laut – und wenn sie nicht passend dimensioniert sind, stinken sie im wahrsten Sinne des Wortes und qualmen unangenehm vor sich hin.
Beispielrechnungen & Fallstricke
| Gerät/Einrichtung | Leistung (geschätzt) |
| Zapfanlage (Kühlung + Pumpe) | 1,5 – 3 kW |
| Lichtanlage Bühne (Basis Set) | 2 – 5 kW |
| Tonanlage + Mischpult | 1 – 3 kW |
| Food Stände (Grillplatten, Fritteusen) | 3 – 8 kW |
| Kühlanlagen / Gefriertruhen | je nach Größe 1 – 5 kW |
Lösung: realistisch planen & früh klären
- Erstellen Sie eine Lastenliste: Jede Anlage, jeder Stand, jede Licht- und Soundkomponente – was braucht sie an Strom?
- Klären Sie frühzeitig, welche Anschlüsse vorhanden sind.
- Planen Sie mindestens 20–30 % mehr Leistung als errechnet.
Ziehen Sie Fachleute hinzu – z. B. Dienstleister wie 20Feet.
WC-Kapazitäten unterschätzt? Höchst unangenehm!
Warum 2.000 Gäste nicht auf 2 Dixies passen
Ein Fest mit hohem Bierverkauf braucht deutlich mehr Toiletten als ein Kaffeenachmittag. Hinzu kommt der Aspekt der Hygiene: Ein schmutziges WC hinterlässt bei den Gästen einen bleibenden negativen Eindruck und kann das Image der gesamten Veranstaltung trüben. Auch die Barrierefreiheit darf nicht unterschätzt werden – rollstuhlgerechte Toiletten, Wickelmöglichkeiten und getrennte Bereiche für verschiedene Nutzergruppen gehören heute zu einer professionellen Infrastruktur dazu.
Rechenbeispiele
- Regel: 1 WC pro 75–100 Personen, bei intensiver Nutzung eher 1 pro 50.
- Bei 2.000 Gästen: 20 bis 40 Toiletten nötig.
Lösung: flexibel & mit Weitblick planen
Mieten Sie modulare WC-Container, die sich flexibel an die Größe und den Bedarf Ihrer Veranstaltung anpassen lassen. Diese sollten strategisch platziert, gut beleuchtet und klar ausgeschildert werden, damit sie auch bei Dunkelheit und großem Andrang leicht auffindbar sind.
Ebenso wichtig ist es, Reinigung und Versorgung mit Verbrauchsmaterialien wie Seife und Papier kontinuierlich einzuplanen.
Barrierefreie Lösungen – etwa rollstuhlgerechte Kabinen und Wickelmöglichkeiten – sollten selbstverständlich berücksichtigt werden.
Ausschank – die unsichtbare Logistik
Typische Probleme
In der Praxis zeigt sich immer wieder: Kühlketten werden unterbrochen, weil Getränke zu spät angeliefert oder unzureichend gekühlt werden. Der Zapfdruck ist zu niedrig, wodurch das Bier schäumt oder zu langsam fließt. Oft fehlen zudem Gläser oder Becher, es gibt keinen geeigneten Spülplatz oder keinen Abfluss – ein logistisches Nadelöhr entsteht. Die Folge: lange Wartezeiten am Ausschank, gestresstes Personal und unzufriedene Gäste.
Lösung: von Lager bis Theke mitdenken
Planen Sie den Ausschank ganzheitlich – vom Lager bis zur Theke. Klären Sie frühzeitig, wie viel Vorrat benötigt wird und wie die Kühlung sichergestellt wird – ob durch Kühlanhänger, Boxen oder geeignete Lagerflächen. Die Zapf-Technik sollte vor dem Event getestet und gegebenenfalls optimiert werden, um einen reibungslosen Ausschank zu gewährleisten. Denken Sie auch an ausreichend Gläser oder Becher sowie an eine praktikable Spülmöglichkeit mit Wasser- und Abwasseranschluss. Nicht zuletzt spielt die Wegeführung und Lagerlogistik eine zentrale Rolle, um Staus und Engpässe zu vermeiden.
Wege & Timing – Aufbau ist kein Selbstläufer
Worauf man oft nicht achtet
Viele Veranstalter:innen unterschätzen die logistischen Details beim Aufbau. Ein häufiger Stolperstein ist die LKW-Zugänglichkeit: Zufahrten sind zu eng, Böden nicht belastbar oder Bordsteinkanten zu hoch. Das kann die Anlieferung massiv behindern. Auch die richtige Reihenfolge beim Aufbau wird oft vernachlässigt. Wenn zum Beispiel erst die Bühne aufgebaut wird, bevor Strom gelegt ist, müssen Kabel nachträglich unter oder über bereits gestellte Elemente verlegt werden. Und: Helfer und Arbeiter kommen meist zu unterschiedlichen Zeiten. Ohne klare Koordination führt das schnell zu Verzögerungen.
Lösung: Ablaufplan & klare Skizzen
Hier hilft nur eins: Ein strukturierter Ablaufplan mit festen Zeiten und klar definierten Zuständigkeiten. Dieser sollte im Vorfeld mit allen Beteiligten abgestimmt werden. Ergänzend dazu sind Geländepläne mit den Standorten aller relevanten Bereiche von Bühne und WC-Anlagen bis zu Notausgängen und Müllstationen ein Muss. Und damit im Ernstfall nicht jeder an jedem vorbei organisiert, braucht es zentrale Ansprechpartner:innen für jeden Bereich, die den Aufbau koordinieren und als Schnittstelle fungieren.
Zuständigkeiten – wer ist wofür verantwortlich?
Typische Klassiker der Fehlplanung
Ein oft gehörter Satz lautet: „Die Stadt macht das.“ Doch wer genau ist „die Stadt“? Häufig sind mehrere Ämter beteiligt – Ordnungsamt, Bauamt, Veranstaltungskoordination – und nicht immer ist klar, wer für was zuständig ist. Daraus ergeben sich klassische Schnittstellenprobleme: Die Stromfirma steht bereit, kann aber nicht aufbauen, weil der Platz noch gesperrt ist oder Sanitäranlagen schon im Weg stehen. Besonders heikel wird es bei Haftungsfragen, wenn Ehrenamtliche in unklaren Rollen agieren – wer trägt die Verantwortung bei Fehlern oder Schäden?
Lösung: zentrale Koordination
Die wirksamste Maßnahme gegen Chaos ist eine zentrale Koordination: Eine klar benannte Person oder ein kleines Team mit Gesamtüberblick über alle Gewerke und Schnittstellen. Dieses Team sollte Zuständigkeiten frühzeitig mit allen Beteiligten abstimmen und dokumentieren – idealerweise schriftlich. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und alle wissen genau, wer wann was zu tun hat.
Fazit
Alle fünf Punkte haben etwas gemeinsam: Sie sind unsichtbar – bis sie das Event stören. Stromprobleme, lange Toilettenschlangen, chaotischer Aufbau oder unklare Zuständigkeiten können aus einem guten Fest eine Stressveranstaltung machen.
Deshalb gilt: Planen Sie mit Realismus, denken Sie voraus, verhandeln Sie früh. Erfahrung hilft – oder ein Partner wie 20Feet, der nicht nur Technik liefert, sondern mitdenkt, koordiniert und die Fäden zusammenhält.
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